Diseño de un sistema para el manejo de información de proyectos de construcción en la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Mayagüez

Abstract

The purpose of this project is the optimization of the flow of information between all personnel involved in the construction projects of the University of Puerto Rico, Mayaguez Campus. In addition, an attempt to reduce the amount of paper used in these management tasks was undertaken. Improving the monitoring process, by the inspectors, was also included, since this is an evidence of all worked done in the construction projects. To accomplish the aforementioned objectives, standard forms were created that will require the companies to adapt to the methods and documents of the Campus. The use of standards forms could allow the advisers of the Campus to analyze documents fast and in a more efficient way. Also, as part of this project, Internet prototype pages were developed. The entire development effort could be part of a future project that would implement them as the database for the Campus. This database could offer the opportunity of updating information of each project, so that it is organized and available at any time. In addition, it could reduce to the use of paper based forms, allowing for possible reduction in administrative expenses for the University of Puerto Rico. The combination of the forms and the database could improve the information transfer and could allow the administration to have a better control of the project. To achieve the objectives of this project, a study of the actual method of project management on ongoing projects by the Mayaguez Campus was necessary. Also, references on documents used in construction management were consulted.

El propósito de este proyecto es optimizar el flujo de información entre las partes envueltas en los proyectos de construcción de la Universidad de Puerto Rico, Recinto Universitario de Mayagüez. Además, se intentó reducir la cantidad de papel utilizado en las tareas gerenciales relacionada a dichos proyectos, mejorar el monitoreo por parte de la inspección, que da evidencia del trabajo realizado en los proyectos de construcción. Para lograr los objetivos anteriormente mencionados se crearon formularios estándares a ser usados de manera que las compañías tendrán que adaptarse al método y a los documentos del Recinto. Esto pudiera permitir que los asesores de la Universidad y del Recinto puedan analizar los documentos de manera rápida y más eficiente. También, como parte de este proyecto, se generaron páginas piloto para Internet. Las mismas serán parte de un proyecto futuro en el cual se implementaran como parte de la base de datos del Recinto. Esta base de datos brindará la oportunidad de que la información de cada proyecto esté actualizada, organizada y disponible en cualquier momento. Además, reducirá el uso de papel, brindando una reducción en gastos administrativos para el Sistema Universitario de Puerto Rico. La combinación de los formularios y la base de datos ayudarán a agilizar la transferencia de información y a tener un mejor control en los proyectos por parte de la administración del mismo. Para la realización de este proyecto se analizó el método utilizado para la gerencia de los proyectos de construcción que se realizan en el Recinto Universitario de Mayagüez. Además se utilizaron libros especializados en documentos para la gerencia de construcción.