Exploratory analysis of outsourcing services in Puerto Rico

Abstract

Outsourcing is a work arrangement made by an employer who engages an outside contractor to execute work that could be done by company personnel. Although the outsourcing tendency in Puerto Rico has been increasing, studies documenting this practice are absent from the literature. This work presents a comprehensive study of the current practice of outsourcing services in Puerto Rico. It focuses on the perspectives of outsourcing clients and outsourcing service providers (OSP) in three areas: human resources (HR), accounting, and information technology (IT). Some of the issues addressed in this study include countries to which services are offered; demographics such as years of establishment, number of employees and industries served; specific services provided by accounting, human resources and information technology and the reasons why they believe their clients chose them. In addition, information was gathered from sixteen clients to discover the results of outsourcing. In order to accomplish this goal, a detailed interview was conducted addressing how many OSP they had per area, for how long they had been outsourcing, reasons to outsource, disadvantages initially considered, reasons used to choose the provider, results of outsourcing and a quantitative evaluation of outsourcing per area. It was found that accounting and information technology departments are moving toward fewer providers, long lasting relationships. Main results of outsourcing are increase in expertise and available time to work in strategic activities.

Outsourcing es un acuerdo hecho por un patrono de contratar servicios externos que pudieran ser realizados por personal de la compañía. Aunque la tendencia del mismo en Puerto Rico está aumentando, no se encontraron estudios previos que documenten esta práctica. El propósito del estudio era describir la práctica actual de subcontratar (“outsourcing”) servicios en Puerto Rico enfocándose en tres áreas: contabilidad, recursos humanos (RH) y tecnología de información (TI). Dos perspectivas fueron estudiadas: los proveedores y clientes de los servicios de subcontratación. Algunos de los temas estudiados fueron a qué países los proveedores ofrecen sus servicios; información general de la compañía como los años de establecido, número de empleados e industrias a las que sirven; cuáles servicios de “outsourcing” se ofrecen por proveedores de contabilidad, RH y TI y lo que ellos creen como las razones por las cuales sus clientes los escogen. Dieciséis clientes fueron entrevistados para tratar de descubrir los resultados del “outsourcing”. Para lograr esta meta se realizó una entrevista detallada. Ésta se enfocaba en saber cuántos proveedores poseían por área, por cuánto tiempo estaban subcontratando, desventajas consideradas inicialmente, razones usadas para escoger el proveedor, los resultados del outsourcing y una evaluación cualitativa del outsourcing por área. Se encontró que los departamentos de contabilidad y TI se están moviendo hacia pocos proveedores y relaciones a largo plazo. Los resultados principales de la subcontratación fueron el aumento en la pericia y un mayor tiempo libre para que el personal trabaje en actividades estratégicas.