Estudio de las órdenes de cambio en proyectos de diseño-construcción en las escuelas del siglo XXI

Abstract

Change orders have a strong potential to become difficult, because of its significant increase in cost and contract duration extension. This research identifies and evaluates the causes of change orders in design build projects, which occurred in the renovation of “schools of the 21st century”, into the public education system of Puerto Rico. The Pareto diagram is used to identify and evaluates the causes that contribute the most to increase costs and extend the contract duration. There were 197 change orders analyzed in 40 identified schools. Those generated a cost increase of $24.9 million (13% of the total contract cost) and a time extension of 7874 calendars days (30% of the total contractual time). Among the most significant and important causes, the following were observed: commands of the owner to the contractor, change in the designs and changes in the maintenance program. In that matter, the Pareto diagram of increase in cost and contract time extension, separates the reasons above, nonetheless, these causes refer to direct changes. In conclusion, the owner (Authority for the Financing of the Infrastructure of Puerto Rico (AFI)) and the user (Department of Education (DE)) should improve the communication and coordination starting from the planning phase of the project. With these results and conclusions in consideration, there were methods analyzed to reduce these changes that cause higher costs and time extensions in future projects conducted by the user or other agencies. One of these methods is to realize a better planning by the owner (AFI) and user (DE), therefore with the designer-builder, having planned well, the increases in costs and time extensions of the contract, due to change orders, would experience a reduction of 95% and 94%, respectively.

Las órdenes de cambio tienen una marcada potencialidad de convertirse en dificultosas, por su significativo aumento en costo y por la extensión de duración del contrato. Este trabajo de investigación, identifica y analiza las causas de las órdenes de cambio en proyectos de diseño-construcción, que ocurrieron en los proyectos de renovación de las escuelas del siglo XXI, del sistema de educación pública de Puerto Rico. Para identificar y analizar las causas que más contribuyen a aumentar costos y extender la duración del contrato, se utilizó el diagrama de Pareto. Se analizaron 197 órdenes de cambio en 40 escuelas identificadas. Estas generaron un aumento en costo de $24.9 millones (13% del total del costo contractual) y una extensión en tiempo de 7874 días calendarios (30% del total del tiempo contractual). Dentro de la identificación y evaluación de las causas más significativas e importantes se observan las siguientes: directriz del dueño al contratista, cambios en los diseños y cambios en el programa de mantenimiento. En ese sentido, el diagrama de Pareto para el aumento en costo y extensión de tiempo, separa las causas antes mencionadas, no obstante, estas causas se refieren a cambios directos del dueño. Concluyendo que se debe mejorar la comunicación y coordinación entre el dueño (Autoridad para el Financiamiento de la Infraestructura (AFI)) y el usuario (Departamento de Educación (DE)) desde la etapa de planificación del proyecto. Tomando estos resultados y conclusiones en consideración se analizaron métodos de reducir estos cambios que causan mayores costos y extensiones de tiempo en futuros proyectos realizados por la AFI o cualquier otra agencia. Uno de estos métodos es realizar una mejor planificación por parte del dueño y usuario del proyecto, por consiguiente con el diseñador-constructor, ya que de haber planificado bien, los aumentos en costos y extensiones de tiempo en el contrato debido a las órdenes de cambio experimentarían una reducción de un 95% y 94%, respectivamente.