Probabilistic cost model to estimate the cost expected value of no-show in outpatient clinics

Abstract

Efforts have been made to reduce the costs associated to healthcare systems. No-shows to medical appointments impact healthcare systems finances and efficiency. Outpatient clinics have used diverse methods to decrease no-show rates; however, it has not been eradicated. This work presents a framework for the development of a cost model that integrates patients’ probabilities of no-show and cost information to determine the cost expected value of an appointment slot as a representation of the cost of a no-show to the system. The cost model has led to the development of a procedure for the evaluation of scheduling scenarios with the purpose of identifying the ones that perform better. A prototype of an interactive platform in Excel has been created to demonstrate the application of the developed methodology, and also to provide a tool that may help an outpatient facility in the scheduling process.

Múltiples esfuerzos se han realizado con el propósito de reducir los costos asociados a los sistemas de salud. Las ausencias a las citas médicas, específicamente los pacientes que se ausentan sin aviso previo (“no-shows”), impactan los sistemas de salud en términos financieros y de eficiencia. Clínicas ambulatorias han utilizado varios métodos para reducir la incidencia de ausencias, sin embargo, las ausencias a citas médicas no han sido erradicadas. Este trabajo de investigación presenta un esquema general para el desarrollo de un modelo de costos que integra probabilidades de “no-show” con un análisis de costos, con el propósito de determinar el valor esperado del costo de una cita médica, que a la misma vez sirve de estimado del costo que un “no show” representa a una clínica ambulatoria. El modelo estocástico de costos se ha utilizado como base para el desarrollo de un procedimiento para la evaluación de diferentes esquemas de itinerarios, para así identificar posibles escenarios que presenten mejor desempeño en términos del costo total al sistema. Adicional, se introduce un prototipo de una herramienta para generar itinerarios de citas médicas, el cual se presenta en forma de una plataforma interactiva desarrollada utilizando Excel. La plataforma interactiva demuestra la aplicación de la metodología desarrollada en este trabajo, además provee una herramienta que puede servir de ayuda a las clínicas ambulatorias durante el proceso de realizar el itinerario de citas médicas.