Diseño de un sistema de métricas para la Oficina de Compras en el Departamento de Finanzas del RUM

Abstract

The Balanced Score Card (BSC) is a continuous improvement methodology that evaluates the performance of management in organizations. It helps to monitor and control activities and enhance decision‐making processes. The main objective of this project is to design a metrics system for the Purchasing Office at the University of Puerto Rico at Mayagüez Campus (RUM) based on the BSC Method. This is in order to satisfy a need of the Purchasing Office Director and as part of a continuous improvement process to evaluate the performance of the measurement of relevant processes. The methodology includes: current process and strategic plan knowledge, management interviews and trainings, indices definition and surveys design. The results included: current situation quantitative analysis, database design and implementation process. The system allowed to calculate and display indices that were grouped into four perspectives: Innovation and Learning, Internal processes, Customers and Finance. Advantages and benefits were management knowledge of: customer satisfaction levels, process time averages and goals and strategies definition to each perspective.

El Cuadro de Mando Integral (CMI) o Marcador Balanceado es una metodología importante como sistema de desempeño para las organizaciones, especialmente por la gran ayuda en el diseño de métricas de recursos humanos, procesos y clientes, facilitando a los directores el control y monitoreo sobre los procesos y la toma de decisiones. Este proyecto nace como una necesidad de los directores de la Oficina de Compras de contar con una herramienta que les permita medir los procesos más relevantes, y también es planteado como parte de un proceso de mejoramiento continuo por parte de la Universidad. El objetivo de este proyecto es el de diseñar un sistema de métricas para la Oficina de Compras en el Departamento de Finanzas del RUM. Una base de datos fue diseñada la cual a través de diferentes pantallas mostraba la situación actual por medio de indicadores divididos en cuatro perspectivas: innovación y aprendizaje, procesos internos, clientes y financiera. La metodología incluyó: conocimiento del proceso actual y de los planes estratégicos tanto del Departamento de Finanzas como del Decanato de Administración; definición de indicadores aprobados por la dirección de compras, diseño de sistemas de recogido de información; capacitación a los directores de compras y diseño de la base de datos. Los resultados incluyen: análisis cuantitativos de la situación actual de la Oficina de Compras, así como el diseño y la implementación del sistema de análisis. Algunos beneficios fueron: conocimiento por parte de los directores sobre la satisfacción de los clientes con respecto al servicio brindado por la Oficina de Compras, conocimiento de tiempos promedio de los procesos al interior de compras, así como metas y estrategias para optimizar los Mismos.